Отказ от коммерческого предложения

Понятие и средство выражения

Отказ от заключения договора — это документ, который направляется одной организацией в адрес другой, когда первая компания приняла соответствующее решение.

Основанием для него становится предложение, направленное этой другой компанией в адрес первой. Таким образом, составление такого послания — обычная вежливость, поскольку его можно оставить без ответа.

В то же время такое письмо даст возможность улучшить отношения между потенциальными контрагентами, поэтому его составление будет безусловно рациональным шагом, если существует перспектива сотрудничества в будущем.

Предусмотренная форма

Форма отказа от заключения контракта по смыслу должна быть письменной. Устное сообщение оференту о том, что его предложение отвергнуто, по определению не составляет письма.

Образец письма

Письмо-отказ от сотрудничества может быть выполнено различным образом. Ниже приведены несколько образцов такого документа.

Первое письмо-отказ:

Уважаемый Егор Николаевич,

Наша компания внимательно изучила поступившее от Вас предложение относительно концепции рекламной кампании нашего продукта. Мы отметили профессионализм и креативность Вашего продукта.

К сожалению, данная кампания не совпадает с нашим видением того, каким образом должно происходить продвижение нашего продукта. Поэтому в настоящее время мы приняли решение заключит соглашение с другим рекламным агентством.

В будущем мы готовы знакомиться с Вашими новыми идеями.

Благодарим за предложение.

С уважением,

Олег Сидельников

Второе письмо-отказ:

Уважаемый Егор Николаевич,

Мы рассмотрели Ваше предложение, относящееся к участию в тендере на закупку нашим учреждением Ваших медицинских приборов. Его условия показались нам интересными.

Однако, к сожалению, мы вынуждены от него отказаться, поскольку ваши предложения по ценам в отношении нескольких существенных наименований, входящих в данный тендер, не совпадают с нашими возможностями.

В дальнейшем мы проинформируем вас относительно дат проведения и условий наших следующих тендеров

С уважением,

Олег Сидельников

Составляя письмо-отказ, его автору необходимо позаботиться о корректности формулировок. Ведь в дальнейшем не исключена возможность, что сотрудничество с данной организацией все же окажется выгодным. Также нарушение правил хорошего тона может сказаться на деловой репутации компании, отказавшей другой недолжным образом.

С целью сделать письмо как можно более вежливым следует соблюсти ряд рекомендаций.

Прежде всего, следует быть адресовать документ персональным образом. К примеру, начав его с фразы «Здравствуйте, уважаемый Петр Николаевич» или «Уважаемая Ольга Андреевна».

В этом случае будет очевидно, что составитель ознакомился с содержанием предложения.

Также требуется поблагодарить несостоявшегося партнера. К примеру, написав «спасибо за ваше внимание и представленное нам предложение». Эта формула может помещаться как в начале письма, так и в его конце перед подписью.

Далее желательно специально оговорить, что предложение о сделке было внимательно изучено. При этом ему нужно по возможности дать позитивную оценку.

К примеру, указывается, что предложенная схема оказалась любопытной либо же опыт адресата заслуживает уважения.

Когда же письмо доходит непосредственно до отказа, нужно выразить его четко и прямо (но необидным образом!) изложить его причины. Пишется, что к сожалению в настоящий момент наша компания не имеет возможностей для сотрудничества вследствие нехватки средств на издержки либо же текущую ориентацию на иное направление.

Наконец, имеет смысл намекнуть на то, что в дальнейшем при более благоприятных условиях переход к сотрудничеству вполне возможен. Впрочем, такую фразу можно писать лишь в тех случаях, когда и на самом деле не исключено, что в будущем компании станут контрагентами. Если же это невозможно, то не стоит давать адресату несбыточную надежду.

Подписание документа

Официальный отказ в заключении договора подписывается высшим индивидуальным исполнительным органом компании. В качестве такового чаще всего выступает ее генеральный директор.

Также этот документ может быть иметь подпись и иного сотрудника организации, однако в этом случае ему рекомендуется иметь доверенность на соответствующее действие.

Существует мнение, что наличие во внутренних нормативных актах (инструкциях) разрешения другим сотрудникам подписывать такие письма либо же наличие соответствующей нормы в из должностной инструкции дает им полномочия на подобные действия. Однако есть мнение, что в отсутствие доверенности такое действие с их стороны может быть оспорено.

Действия при дополнительном соглашении

Отказ от подписания допсоглашения к договору осуществляется по общим правилам. Письмо на данный предмет пишется аналогичным образом, как и описанный выше. Особенность в том, что требуется изложить мотивы, по которым составитель не собирается подписывать дополнительное соглашение.

Оформление при невозможности поставки

Письмо о невозможности поставки товара составляется организацией, если у нее существовала обязанность поставить товар в определенный срок, однако в дальнейшем появилось основание отказаться от этого действия. В стандартной ситуации причиной для такого шага становится непоступление оплаты продукции от покупателя, хотя это могут быть и иные нарушения.

Также возможна ситуация, когда у самого поставщика внезапно изменилась ситуация и надлежащая продукция на складе отсутствует либо некоторое время либо же ее больше не будет.

Начинается документ с обращения к адресату, то есть лицу, представляющему организацию-получателя поставки. К нему обращаются по имени и отчеству, добавляя слово «уважаемый». Если же в предприятии-контрагенте отсутствуют сотрудники, с которыми данная компания наладила связи, адресация идет с помощью выражения «Уважаемые господа».

Далее следует представиться. К примеру, можно написать «ООО Мегаметизы» приветствует вашу компанию и желает вам успеха в бизнесе. Таким образом адресат сразу поймет, кто направил послание.

Далее указывается основной факт (невозможность осуществить поставку товара). Непосредственно сразу после его упоминания необходимо его мотивировать. К примеру, если речь о самом частом случае, когда контрагент не внес вовремя надлежащую оплату, указывают на этот факт.

При этом приводят пункты действующего договора поставки, которые относятся как к обязанности заказчика своевременно вносить надлежащие средства, так и к праву поставщика задержать товар, если он не увидел денег вовремя. При этом нужно обратить внимание адресата на тот факт, что при дальнейшей задержке оплаты составитель сохраняет за собой право обратиться в суд.

Напротив, если невозможность поставки стала следствием отсутствия товара на складе, следует просто извиниться. В то же время указывать на этот факт не надо, поскольку весьма вероятно, что заказчика он не заинтересует. Предпочтительно известить получателя послания, когда поставка станет возможной.

Далее в любом случае следует написать слова благодарности за понимание, а также выразить надежу на дальнейшее сотрудничество.

Также допускается привести в документе данного типа информацию относительно новых продуктов, которые предлагает отправитель, В частности это имеет смысл в том случае, если поставка невозможна вследствие отсутствия согласованного товара на складе, а недавно появившиеся изделия способны его заменить.

Далее составитель помещает формулу «с уважением» и подписывается под документом.

Подробнее о направлении отказа смотрите ниже на видео.

1. Очень жаль, но мы не можем удовлетворить. Вашей просьбы из таких причин:

2. На сожалению, должны сообщить о невозможности

3. Жаль, но учитывая ухудшение экономической ситуации мы не можем 43 сожалением сообщаем, что не можем

5. Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация, не дает нам возможности

6. Нам очень жаль, но из-за наличия нескольких сих пор не оплаченных счетов мы не можем

7 очень обидно, однако в этом году у нас нет возможности

8. Извините, но мы не можем согласиться с

9. Вынуждены сообщить, что, к сожалению, не имеем никакой возможности удовлетворить. Вашу просьбу

Отказ в предоставлении предложения и изменении ее условий

1. К сожалению, должны сообщить, что сейчас в нашем распоряжении нет изделий, которые. Вас заинтересовали

2. Поскольку положение на рынке изменилось, мы больше не производим нужных. Вам товаров

3. Вынуждены сообщить, что из-за технических трудностей мы прекратили производство этой продукции

4. Жаль, но с объявлением нового валютного коридора мы вынуждены повысить цены на наши товары

5. На сожалению, мы не можем принять. Вашего предложения, затем что не работаем сейчас за границей

6. Извините, но мы не можем сейчас удовлетворить. Вашу просьбу

7. Нам очень жаль, но в наших складских помещениях сейчас нет образцов нужной. Вам продукции

8. На сожалению, мы не можем осуществить пробную поставку, так как оно значительно замедлит выполнение нашей торговой сделки. Рассчитываем на. Ваше понимание

9. Очень обидно, но вынуждены сообщить, что не осуществляем продажу своих товаров на условиях пробной закупки

10. На сожалению, мы не можем принять условия поставки которые. Вы нам предлагаете в письме от (дата). Из-за ограниченного (незначительную) площадь наших складских помещений поставки должно быть осуществлено в несколько этапов — т тремя партиямтіями.

11 V ценах, указанных в нашем предложении, учтены все детали, поэтому мы, к сожалению, не можем удовлетворить. Ваших требований (пожеланий) об условиях оплаты и способа транспортировки товара

12. Вынуждены сообщить, что, к сожалению, не можем согласиться на экспресс-поставки за наш счет, как того хотите. Вы ключ от (дата) действующая только на условиях, указанных в ней

13. На сожалению, мы вынуждены отклонить. Ваше предложение относительно способа упаковки

14. Очень жаль, но мы не можем принять и выполнить. Ваш заказ, потому что сейчас все наши производственные мощности заняты

15. Нам очень жаль, но из-за того, что. Вы до сих пор не оплатили нескольких счетов, мы не можем принять от. Вас нового заказа

16. Жаль, но из-за сложной экономической ситуации мы вынуждены отклонить. Ваш заказ

17. С сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности удовлетворить. Вашу просьбу об аннулировании заказа от (дата), потому что товары были отгружены еще вчера

Отказ от предложения

1. Спасибо (очень благодарен). Вам за предложение работать представителем. Вашей фирмы в (название страны). Ваше признание и одобрение моих методов работы очень важны для меня, однако, к сожалению, обстоятельства ст ладаються так, что я вынужден отказатьсяитися.

2. Я вынужден отклонить. Ваше предложение, затем что ее условия меня не устраивают

3. На большому сожалению, я вынужден отклонить. Ваше предложение: меня не устраивает территория, где я должен работать

4. Благодарен за предложение, но, к сожалению, не могу принять ее, потому что уже работаю агентом по продаже недвижимости в другой фирме

5. Благодарен за интересное предложение, но, к сожалению, вынужден отклонить ее по личным причинам

6. Обрадованный. Вашим предложением, и, к сожалению, вынужден отклонить его по семейным обстоятельствам

7. Мне обидно (вред), что на этот раз я не смогу принять участие в проведении

8. По состоянию здоровья, к сожалению, я не могу работать. Вашим представителем в области

9. Посему личные причины я не могу продлить контракт на

10. Я получил выгодное предложение о сотрудничестве от другой фирмы, поэтому не планирую продолжать свой контракт с. Вами

Отказ претенденту на место работы

1. Искренне сожалеем, но вынуждены сообщить, что право представлять нас уже передано другому лицу

Спасибо за интерес, проявленный к нашей организации. С удовольствием отмечаем высокую квалификацию, заверенную. Вами на собеседовании. Однако, согласитесь,. Ваша специальное образование не отвечает нашим потребностям

2. Мы рассмотрели. Вашу просьбу, и, к сожалению, у нас сейчас нет вакансии

3. К сожалению, вынуждены сообщить, что все вакансии рекламных агентов уже заполнены (заняты)

4. Ваши требования по заработной плате, к сожалению, неприемлемы для нас. Жаль, но вынуждены отказать. Вам

5 должностей генерального представителя нашей фирмы уже занимает другое лицо

6. В связи с тем, что мы уже взяли на работу собственного продавца, не нуждаемся в торговых представителях

Отказ в продлении срока контракта (договора)

1. Мы внимательно изучили. Вашу просьбу о продлении контракта на следующий год и вынуждены сообщить, что, к сожалению, не можем (не можем) этого сделать. Благодарны. Вам за сотрудничество и желаем всего найкращогго.

2. Учитывая значительное сокращение количества штатных работников, мы, к сожалению, не можем продлить контракт с. Вами

3. Искренне сожалеем, но неприятная ситуация, сложившаяся во время выполнения. Вами договора, не дает нам возможности утривалиты срок его действия

4. Спасибо (весьма благодарны) за сотрудничество, и, к сожалению, утривалиты срок контракта с. Вами мы не можем (не планируем). Вынуждены сообщить, что мы не очень довольны результатами. Вашей работы

5. Через то, что. Вы нередко (время от времени) допускаете ошибок, мы вынуждены отказать. Вам в подписании нового договора

6. Извините, но сложившаяся ситуация не дает нам возможности продлить контракт с. Вами

7. Спасибо за присланные замечания и дополнения к проекту договора. Рассмотрев их на заседании, к сожалению, вынуждены сообщить, что не можем согласиться с редакцией некоторых пунктов

8. На наш взгляд, в обязанности представителя г (фамилия и имя) входит не только оформлению заказов, но и предоставление покупателям консультационных услуг

9. В обязанности представителя фирмы входит также регулярное посещение клиентов на всей территории его деятельности

10. Относительно выплаты комиссионного вознаграждения подчеркиваем, что она осуществляется только после получения платежей от заказчика

11. Мы получили. Ваше письмо от (дата), в котором. Вы обращаетесь с просьбой изменить пункт договора. Сожалеем, но мы не имеем никакой возможности удовлетворить. Вашу просьбу. На это есть несколько серьезных причин:

12. Считаем, что к соглашению нельзя вносить пункт о, так как это противоречит

13. Жаль, но мы не можем согласиться с. Вашей редакцией некоторых пунктов проекта соглашения

14. Жаль, но сейчас мы не можем изменить условия договора

Письмо-напоминание

Это — служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, в связи с чем необходимо принять соответствующие меры

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, поскольку причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая с ситуация, в которой он оказался.

Содержание письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов и т.п.. Если клиент не реагирует н на ваши напоминания, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт. Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержаннымим.

Например:

. Уважаемые господа!

. Позвольте напомнить. Вам, что срок представления отчета по научно-исследовательской и методической работы университета за 2009-20О0 учебный год завершается. ЗО июня 2010

. Просим срочно отправить отчет

. С

. Уважаемый!

. Пользуясь случаем, позвольте напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за. Ваш заказ № от (дата) истек

. Будем. Вам благодарны, если к (дата). Вы пришлете перевод. Вашей задолженности на сумму

извинения за то, что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу

. Остаемся с уважением

. Глубокоуважаемый господин!

. Нам очень неудобно, что вынуждены вновь напоминать, что. Ваш счет-фактура до сих пор остается неоплаченным

. Идя. Вам навстречу, миутривалюемо срок оплаты до (дата), выполняя при этом. Ваши новые заказы. Если вы не оплатите задолженности до (дата) / не пришлете чека, покажет оплату, мы вынуждены будем временно приостановить исполнение всех. Ваших замо овленлень.

. Ждем. Вашего ответа

. С искренним уважением

. Уважаемые господа!

. Извините, что опять вынуждены побеспокоить. Вас, но, к сожалению, мы не получили никакого ответа на наши предыдущие напоминания огорчен, что. Ваша фирма так небрежно отнеслась к нашим просьбам, хотя мы, со своей стороны, всегда четко придерживались условий контракта и качественно выполняли все ваши заказыя.

. Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры,. Ваш долг не только остается непогашенным, но и растет, поэтому считаем необходимым сообщить. Вам о своем намерении расторгнуть контракт

. Очень жаль, aie мы не видим другого выхода из этой досадной ситуации

. С

. Уважаемые господа!

. Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить. Вам о большой задолженности нашей фирме, растущей. Мы всегда пытались понять. Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность перевигиуе все предыдущие, а срок оплаты давно минув.

. Надеемся,. Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд

. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

. С